Planen von Terminerinnerungen mit Twilio

Planen von Terminerinnerungen mit Twilio

Für Gesundheitsdienstleister ist das Senden von Terminerinnerungen per SMS oder über andere Kanäle eine gute Möglichkeit, den Kontakt zu Patienten aufrechtzuerhalten, die Zahl der No-shows zu reduzieren und die erforderlichen Dienstleistungen zu erbringen. Wie können Sie diese Nachrichten jedoch automatisch zum richtigen Zeitpunkt über Ihr System für elektronische Patientenakten (EPA) senden, ohne ein weiteres komplexes System verwalten zu müssen? Allein die Kommunikation zwischen Ihren verschiedenen Systemen kann sich schwierig gestalten – schon bevor das Senden von Erinnerungen an Patienten überhaupt ins Spiel kommt. Terminerinnerungen sind jedoch so nützlich, dass es sich lohnt, eine Lösung dafür zu finden.

Mit der neuen Twilio-Funktion zum Planen der Sendezeitpunkte von Nachrichten sorgen Sie dafür, dass Nachrichten von Ihrem EPA-System zu festgelegten Zeiten automatisch an Patienten gesendet werden. Sie können flexibel automatische Terminerinnerungen einrichten, die Tage (oder sogar Stunden) vor einem Termin gesendet werden. Ebenso können Sie Follow-up-Erinnerungen im Anschluss an den ursprünglichen Termin planen. Heute zeige ich Ihnen, wie Sie solche Terminerinnerungen mit den neuen Twilio-Funktionen zum Planen der Sendezeitpunkte von Nachrichten erstellen können.

Voraussetzungen

Bevor Sie sich mit den Twilio-Funktionen zum Planen der Sendezeitpunkte von Nachrichten vertraut machen können, benötigen Sie Folgendes:

• Melden Sie sich hier für ein kostenloses Twilio-Konto an, falls Sie dies nicht bereits getan haben.
• Lesen Sie die Dokumente zum Planen der Sendezeitpunkte von Nachrichten.
• In unserem Beispiel arbeiten wir mit Airtable.
• Wenn Sie Ihr eigenes EPA-System verwenden möchten, prüfen Sie bitte vorab, ob es in der Lage ist, bei Terminerstellungen APIs aufzurufen (Hinweis: Sie benötigen unter Umständen eine Middleware dafür).

Demo: Planen der Sendezeitpunkte von Nachrichten mit Twilio

Ich zeige Ihnen hier, welche Möglichkeiten Ihnen bei Verwendung von Airtable als Back-End zur Verfügung stehen. Die gleichen Prinzipien können Sie auch anwenden, wenn Sie ein vollwertiges EPA-System als Back-End für die Terminplanung nutzen!

Sehen Sie sich unsere Schnittstelle für die Terminplanung an: Ich gebe Nutzern hier die Möglichkeit, über ein Webformular Termine zu planen. Außerdem habe ich diese Schnittstelle mit Twilio integriert. Wenn ich einen Termin festlege, wird automatisch der Versand einer SMS zur Erinnerung an den Termin eingeplant.

Ich gebe beispielsweise hier meine Daten ein und erhalte einen Terminvorschlag.

Wenn ich diesen durch Klicken auf „Submit“ (Senden) bestätige, wird der Termin in meinem Datensatzsystem gespeichert. Er wird zudem hier in Airtable in meiner Terminansicht angezeigt. Es gibt ein Statusfeld, aus dem hervorgeht, dass für die angegebene Telefonnummer eine Erinnerung geplant ist.

In Airtable werden in der Terminansicht das Datum und die Uhrzeit des Termins, der Termin für die geplante Erinnerung und die Nachricht angezeigt.

In diesem Beispiel habe ich festgelegt, dass die Terminerinnerung 24 Stunden vor meinem Termin gesendet wird. Zusätzlich habe ich eine Terminerinnerung eingerichtet, die eine Stunde vor dem Termin gesendet wird. Darüber hinaus habe ich eine Erinnerung an einen „verpassten Termin“ erstellt, auf die ich gleich näher eingehe.

Sobald diese Nachrichten eingeplant wurden, werden sie automatisch zur angegebenen Zeit gesendet. Die Felder „TO“ (An), „FROM“ (Von) und „BODY“ (Text) werden beim Aufrufen der API in Twilio gespeichert und kommen beim Senden der geplanten Nachricht zum Einsatz. Der Nachrichtentext kann frei gestaltet werden – Sie können die Nachricht also beliebig personalisieren! Im folgenden Beispiel habe ich die Nachricht mit dem Namen des Patienten personalisiert. Sie können jedoch jede beliebige relevante Information hinzufügen.

Abschließend habe ich festgelegt, dass eine Stunde nach dem Termin eine SMS gesendet wird, wenn der Patient den Termin nicht eingehalten hat. Diese Nachricht kann bei Bedarf über die Twilio API-Funktionen storniert werden.

Wenn der Patient also zum Termin erscheint, würde ich das Senden dieser Nachricht über einen API-Aufruf stoppen.

Das ist nur ein Beispiel dafür, wie Sie die Message Scheduling-API für Terminerinnerungen nutzen können.

Unser Beispiel-Terminplanungssystem

Das Setup dieses Beispiel-Terminplanungssystems ist recht unkompliziert. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über unsere Quick Deploy-App, die in Ihr vorhandenes EPA-System integriert werden kann.

In unserem Beispiel wird über das Terminplaner-Webformular ein Termin erstellt. Dabei ruft der Terminplaner die Twilio Messaging-API auf und stellt die folgenden Informationen bereit:

• To (An)
• MessagingServiceSid
• Body (Text)
• Status: Scheduled (Geplant)
• Datum/Uhrzeit der Zustellung (ISO 8601-Format)

Sobald der Sendezeitpunkt der Nachricht geplant ist und wir eine Antwort von Twilio erhalten, können wir die relevanten Informationen aus der Nachricht in unsere Airtable übernehmen. Wir setzen unseren Beispielcode wie folgt fort:

In dem Beispiel von vorhin habe ich diesen „erstellen und speichern“-Prozess insgesamt drei Mal wiederholt: Ich habe eine Nachricht für 24 Stunden vor dem Termin, eine zweite Nachricht für eine Stunde vor dem Termin und eine dritte Nachricht für eine Stunde nach dem Termin eingeplant. Je nach Anwendungsfall können Sie eine beliebige Anzahl geplanter Nachrichten erstellen.

Ich habe außerdem einen Workflow eingerichtet, der das Einchecken für einen Termin sowie das Stornieren nach Erhalt einer SMS des Typs „Termin verpasst“ vorsieht. Wenn ein Patient über das entsprechende Webformular für einen Termin eincheckt, werden die mit der Termin-ID verknüpften Terminerinnerungen gesucht. Zudem werden die mit der eindeutigen Kennung („Nachrichten-SID“) verknüpften und noch zu sendenden Erinnerungen – in diesem Fall die Erinnerung an den verpassten Termin – abgerufen. Danach wird die Twilio Messaging-API aufgerufen, und es werden folgende Informationen bereitgestellt:

• Message SID (Nachrichten-SID)
• Status: Canceled (Storniert)

Der Status der ausgehenden Nachricht ändert sich dadurch in „Canceled“ (Storniert). Der Patient erhält die SMS „Termin verpasst“ also nicht, wenn er den Termin eingehalten hat.

Fazit: Planen von Terminerinnerungen mit Twilio

Wir können also mit einigen wenigen Schritten die Twilio Messaging-API aufrufen und sicherstellen, dass die nötige Kontaktaufnahme mit Patienten erfolgt. Dabei ist nur wenig bzw. kein manuelles Eingreifen des medizinischen Personals erforderlich. Mit diesem „Einmal einrichten und dann vergessen“-Ansatz für Terminerinnerungen lassen sich hervorragende Ergebnisse erzielen. Twilio-Kunden wie NYU Langone und viele andere sind der beste Beweis dafür. Wenn Sie noch heute auf die öffentliche Beta-Version der Terminplanungsfunktion zugreifen möchten, lesen Sie sich diese Dokumente durch und machen Sie was daraus!

Ankit Gupta ist Principal Solutions Engineer bei Twilio mit Schwerpunkt auf dem vertikalen Sektor Gesundheitswesen und Biowissenschaften. Gemeinsam mit Anbietern, Kostenträgern, Geräteherstellern und anderen Beteiligten aus dem Sektor setzt er sich für eine optimierte Interaktion mit Patienten und insgesamt bessere Ergebnisse ein. Er lebt in Durham, North Carolina (USA), und wenn er nicht am Computer sitzt, beschäftigt er sich mit Gadgets, weitet sein Smart-Home aus, kümmert sich um sein neues Baby und jagt seiner Hündin Zara hinterher.

Ankur Kumar ist Principal Solutions Engineer bei Twilio. Er entwickelt gerne alles Mögliche für das Internet. Dabei lag sein Fokus in der letzten Zeit auf dem Bereich Messaging. Senden Sie eine E-Mail an Ankur unter ankumar [at] twilio.com, falls Sie Hilfe benötigen.